E-Fatura ve E-Arşiv Fatura: E-Ticaret İşletmeleri İçin Temel Bilgiler

Online satış yapan her işletme, her sipariş için yasal bir fatura düzenlemek zorundadır. Bu noktada en çok karıştırılan konu e-fatura ve e-arşiv fatura arasındaki farktır: Hangisi kime kesilir, e-ticarette hangisi kullanılır, pazaryeri siparişlerinde süreç nasıl işler?

Bu yazıda e-ticaret işletmeleri için temel kavramları sade bir dille açıklıyoruz. Mevzuat ve eşikler zaman içinde değişebildiği için güncel kuralları Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) duyurularından takip etmenizi ve mali müşavirinizle teyit etmenizi öneririz.

E-fatura nedir?

E-fatura, kâğıt faturayla aynı hukuki niteliğe sahip olan ve elektronik ortamda düzenlenip iletilen faturadır. Temel özelliği, e-fatura sistemine kayıtlı iki mükellef arasında kullanılmasıdır. Yani hem faturayı kesen hem de faturayı alan taraf e-fatura kullanıcısı olmalıdır.

E-fatura GİB altyapısı üzerinden alıcının sistemine elektronik olarak ulaşır. Kâğıt basılmasına, kargoyla gönderilmesine gerek yoktur. Alıcı taraf, belirli senaryolarda faturayı kabul veya reddedebilir.

E-arşiv fatura nedir?

E-arşiv fatura da elektronik ortamda düzenlenen bir faturadır; ancak e-fatura sistemine kayıtlı olmayan kişi ve kurumlara kesilir. E-ticarette bireysel tüketicilere yapılan satışların büyük çoğunluğu bu kapsama girer.

E-arşiv fatura müşteriye genellikle e-posta ile veya sipariş sayfasında indirilebilir dosya olarak iletilir. Müşteri talep ederse kâğıt çıktısı da verilebilir. Fatura bilgileri belirli aralıklarla GİB'e raporlanır.

E-arşiv faturanın e-ticaret açısından en büyük kolaylığı, kâğıt fatura basıp paketin içine koyma zorunluluğunu büyük ölçüde ortadan kaldırmasıdır. Fatura, sipariş onaylandığında veya kargoya verildiğinde müşterinin e-posta adresine otomatik gönderilebilir. Bu hem baskı ve kâğıt maliyetini azaltır hem de faturanın kaybolma riskini ortadan kaldırır. Müşteri faturasına ihtiyaç duyduğunda e-postasından veya sipariş geçmişinden kolayca ulaşabilir.

E-fatura ile e-arşiv fatura arasındaki temel farklar

İki belgeyi ayırmanın en pratik yolu, faturayı alan kişinin kim olduğuna bakmaktır:

• Alıcı e-fatura mükellefi ise: E-fatura kesilir.
• Alıcı e-fatura mükellefi değilse (bireysel tüketici veya sisteme kayıtlı olmayan işletme): E-arşiv fatura kesilir.

Diğer farklar şöyle özetlenebilir:

• İletim: E-fatura GİB sistemi üzerinden alıcıya ulaşır; e-arşiv fatura e-posta veya bağlantı ile gönderilir.
• Kabul/red: E-faturada bazı senaryolarda alıcının kabul ve red imkânı vardır; e-arşivde bu mekanizma yoktur.
• Raporlama: E-arşiv faturalar GİB'e periyodik olarak raporlanır.

Fatura kesmeden önce alıcının e-fatura mükellefi olup olmadığı, vergi numarası veya T.C. kimlik numarası üzerinden GİB'in kayıtlı kullanıcı listesinden sorgulanır. Fatura yazılımları ve entegratörler bu sorguyu genellikle otomatik yapar.

E-ticaret işletmeleri için zorunluluk konusu

E-fatura ve e-arşiv faturaya geçiş, belirli hasılat seviyelerini aşan mükellefler ve internet üzerinden satış yapan işletmeler gibi gruplar için zorunlu tutulabilir. Bu eşikler ve kapsam GİB tarafından yayımlanan tebliğlerle belirlenir ve dönem dönem güncellenir.

Bu nedenle burada bir tutar vermiyoruz. İşletmenizin kapsamda olup olmadığını ve geçiş için son tarihleri öğrenmek için güncel eşik ve tarihler için GİB duyurularını inceleyin ve mali müşavirinizden görüş alın. Zorunlu olmasanız bile e-fatura ve e-arşive gönüllü geçiş yapmak, e-ticarette operasyonu ciddi şekilde kolaylaştırır.

E-faturaya nasıl geçilir?

E-fatura ve e-arşiv kullanmaya başlamak için genel olarak şu adımlar izlenir:

1. Mali mühür veya elektronik imza edinin. Faturaların imzalanması için gereklidir; hangi yöntemin size uygun olduğunu mali müşavirinizle belirleyin.
2. Kullanım yöntemini seçin. GİB'in ücretsiz portalı, özel entegratör hizmeti veya entegratör altyapısını kullanan muhasebe/fatura yazılımları seçenekler arasındadır.
3. Başvuruyu tamamlayın. Seçtiğiniz yönteme göre başvuru GİB veya entegratör üzerinden yapılır.
4. Fatura şablonunuzu hazırlayın. Logo, şirket bilgileri, banka hesapları ve notlar gibi alanları düzenleyin.
5. Test faturası kesin. Bilgilerin doğru göründüğünü ve müşteriye düzgün iletildiğini kontrol edin.
6. E-ticaret altyapınızla entegre edin. Böylece siparişlerden otomatik fatura oluşturulabilir.

E-ticarette fatura sürecinde dikkat edilmesi gerekenler

Sipariş başına zamanında fatura

Faturanın düzenlenme süresi mevzuatla belirlenmiştir. Yoğun dönemlerde fatura kesmeyi ertelemek hem cezai risk hem de müşteri şikâyeti doğurabilir. Sipariş kargoya verilirken faturanın da hazır olması iyi bir uygulamadır.

Doğru müşteri bilgisi

Bireysel ve kurumsal fatura seçeneklerini ödeme sayfanızda ayrı ayrı sunun. Kurumsal müşteriden unvan, vergi dairesi ve vergi numarasını eksiksiz alın. Fatura adresinin teslimat adresinden farklı olabileceğini de göz önünde bulundurarak iki adres için ayrı alanlar sunun. Hatalı bilgiyle kesilen faturanın düzeltilmesi ek iş yükü yaratır.

Pazaryeri siparişleri

Pazaryerinde satış yaptığınızda faturayı satıcı olarak siz düzenlersiniz. Pek çok pazaryeri, faturanın sisteme yüklenmesini veya fatura bağlantısının iletilmesini bekler. Bu adımı manuel yapmak sipariş sayısı arttıkça zorlaşır; entegrasyon yazılımları siparişi alıp faturayı oluşturabilir ve pazaryerine iletebilir.

İade ve iptaller

İade edilen ürünler için mevzuata uygun belge düzenlemeniz gerekir. İade sürecinde hangi belgenin kullanılacağını mali müşavirinizle netleştirin ve iade adımlarını yazılı hale getirin.

Kurumsal müşteriler ve B2B satışlar

Bayilerinize veya kurumsal müşterilerinize satış yapıyorsanız alıcıların önemli bir kısmı e-fatura mükellefi olabilir. Bu durumda faturanın doğru senaryoyla, doğru alıcı etiketine gönderilmesi gerekir. B2B satışlarda vade, iskonto ve özel fiyat listeleri de faturaya doğru yansımalıdır. Toptan satışlarınızı ayrı bir bayi portalı üzerinden yönetiyorsanız, bu portalın da fatura altyapınızla entegre çalışması işinizi kolaylaştırır.

Faturaların saklanması ve erişim

Elektronik faturaların mevzuatta belirtilen süre boyunca saklanması ve istendiğinde ibraz edilebilmesi gerekir. Kullandığınız entegratör veya fatura yazılımının saklama hizmeti sunup sunmadığını, sunuyorsa hangi koşullarla sunduğunu öğrenin. Ayrıca müşterilerinizin faturalarına sonradan kolayca ulaşabilmesi için sipariş geçmişi sayfasında fatura bağlantısını göstermek iyi bir uygulamadır.

Neden otomasyon?

Günde birkaç siparişte faturayı elle kesmek mümkündür. Ancak sipariş sayısı arttığında, kampanya dönemlerinde veya birden fazla pazaryerinde satış yaptığınızda manuel süreç hata ve gecikme riskini artırır. Siparişten otomatik fatura oluşturan bir entegrasyon; müşteri bilgilerinin, ürün kalemlerinin ve vergi bilgilerinin her seferinde aynı doğrulukla aktarılmasını sağlar. Sizin göreviniz de yalnızca istisnai durumları kontrol etmek olur.

Sonuç

E-fatura sisteme kayıtlı mükelleflere, e-arşiv fatura ise bireysel tüketicilere ve sisteme kayıtlı olmayanlara kesilir; e-ticarette ikisini birlikte kullanmak ve süreci otomatikleştirmek en verimli yoldur. Tuvisoft, BirFatura entegrasyonu ve diğer muhasebe bağlantılarıyla sipariş verisinden fatura oluşturma sürecini kolaylaştırır; mevzuat detayları için ise mali müşavirinizin görüşünü almayı unutmayın. Tüm seçenekleri entegrasyonlar sayfasında görebilirsiniz.